Gérer les sous-performances : Approches et solutions
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1. Identifier les sous-performances
Une gestion efficace de la performance implique d'identifier les problèmes de performance lorsqu'ils surviennent et de prendre les mesures appropriées pour y remédier.
1.1 Définir ce qui constitue une performance inférieure
Avant de pouvoir identifier une sous-performance, il est essentiel de définir clairement ce que signifie pour votre organisation une performance à la hauteur des attentes. Cela pourrait être:
- Atteindre des objectifs spécifiques fixés par l'entreprise et le manager.
- Suivre les indicateurs de performance clés (KPI).
- Respecter les standards de comportement attendus dans le milieu professionnel.
- Respecter les directives et les règles de l'entreprise.
- Contribuer de manière significative aux projets et aux initiatives de l'équipe ou de l'entreprise.
En général, un employé sous-performant n'atteint pas les objectifs fixés et n'adapte pas ses actions en conséquence, malgré les rétroactions et le soutien de son manager.
Dans certains cas, la sous-performance peut résulter d'une mauvaise attitude, d'un manque de motivation ou de compétences insuffisantes.
1.2 Reconnaître les signes de sous-performance
Il est essentiel de pouvoir reconnaître les signes de sous-performance pour pouvoir y remédier rapidement. Voici quelques indications que vous pourriez être confronté à une sous-performance:
- Retards récurrents : L'employé ne respecte pas régulièrement les délais fixés pour ses tâches ou ses projets.
- Qualité du travail inférieure aux normes : L'employé produit un travail contenant des erreurs ou qui n'atteint simplement pas le niveau de qualité attendu.
- Négligence des responsabilités : L'employé néglige certaines de ses responsabilités ou ne respecte pas les politiques et les procédures de l'entreprise.
- Manque d'initiative : L'employé ne prend pas l'initiative de rechercher des solutions ou de résoudre les problèmes, et ne cherche pas à développer ses compétences.
- Conflits avec d'autres membres de l'équipe : L'employé entretient des relations tendues avec d'autres membres de l'équipe, ce qui peut nuire à la dynamique de l'équipe et à la réalisation des objectifs de performance.
Si vous observez ces signes de sous-performance, il est important de prendre des mesures pour y remédier. Cela peut impliquer de donner des rétroactions constructives, de mettre en oeuvre un plan de performance et/ou de fournir des opportunités d'apprentissage et de développement aux employés.
2. Causes des sous-performances
2.1 Manque de clarté des attentes et des objectifs
Les problèmes de performance peuvent souvent être attribués à une inadéquation entre les attentes des gestionnaires et la perception qu'en ont les employés. Par exemple, un gestionnaire peut souhaiter que son équipe travaille de façon plus proactive, mais sans donner des indications claires sur ce que cela signifie. De telles incohérences peuvent mener à la démotivation, la confusion et finalement à un rendement inférieur à la normale.
Il est donc crucial de préciser les attentes pour chacun des rôles et de les communiquer efficacement au sein de l'organisation.
2.2 Problèmes personnels affectant la performance
Nous sommes tous influencés par nos expériences de vie en dehors du travail, et parfois, des problèmes personnels peuvent causer un impact négatif sur la performance professionnelle. Il est important pour les gestionnaires d'être conscients de cette possibilité et d'être prêts à offrir du soutien le cas échéant.
2.3 Environnement de travail peu propice à une bonne performance
L'environnement de travail peut également jouer un rôle déterminant dans les performances. Des facteurs tels que le manque d'outils appropriés, des conditions de travail stressantes ou un mauvais leadership peuvent créer un environnement de travail négatif.
Dans ce tableau, on peut illustrer l'impact de quelques facteurs sur la performance :
| Facteurs | Impact sur la performance |
|---|---|
| Manque d'outils appropriés | Ralentit le travail, cause de la frustration |
| Conditions de travail stressantes | Démotivation, perte de concentration, épuisement physique et mental |
| Mauvais leadership | Démotivation, perte d'intérêt, sentiment de non-appartenance |
2.4 Manque de motivation
Le manque de motivation est souvent une cause majeure de sous-performance. Il peut résulter de plusieurs facteurs, dont un manque de reconnaissance, une rémunération inadéquate, ou des perspectives de carrière peu stimulantes.
3. Dialogue avec le membre de l'équipe
La communication est l'un des piliers de la gestion d'équipe et elle joue un rôle clé dans la gestion des sous-performances.
3.1 Importance de la communication ouverte
Il est essentiel de maintenir un canal de communication ouvert avec le membre de l'équipe concerné afin de comprendre les causes sous-jacentes de ses sous-performances. C'est une étape importante qui peut aider à construire la confiance et à renforcer les relations au sein de l'équipe.
Remarque : Un manager ne doit jamais hésiter à discuter des problèmes de performance avec un collaborateur. Il est toutefois important que ces discussions soient faites de manière respectueuse et constructive.
3.2 Réalisation d'un entretien axé sur la performance
La réalisation d'un entretien de performance est une étape nécessaire pour gérer la sous-performance d'un membre de l'équipe. Cet entretien doit être préparé à l'avance et doit comprendre une discussion constructive sur les problèmes identifiés et les solutions possibles.
Ci-dessous un schéma simple d'un entretien de performance:
3.3 Discuter des problèmes identifiés
Au cours de l'entretien, le manager doit discuter des problèmes identifiés avec le collaborateur. Il est très important que le manager soit précis et présente des exemples tangibles des performances qui sont en dessous des attentes. Ceci permettra au collaborateur de comprendre les problèmes et de travailler ensemble avec le manager pour trouver des solutions.
La communication ouverte et constructive est la clé de la résolution des problèmes de performance. C'est un processus continu qui nécessite de la patience, de la flexibilité et une rétroaction constante.
4. Établissement d'un plan d'amélioration de la performance
(Ce contenu est destiné aux gestionnaires et aux leaders d'équipe qui cherchent à améliorer la performance de leurs employés.)
4.1 Définition d'objectifs à court et à long terme
L'établissement d'objectifs tangibles est une étape cruciale pour améliorer la performance. Ces objectifs devraient être S.M.A.R.T, c'est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporels. Un objectif pourrait ressembler à ceci : "Augmenter les ventes de 25% d'ici le deuxième trimestre de l'année prochaine".
Un exemple simplifié des objectifs S.M.A.R.T est disponible sur ce site.
Remarque: Assurez-vous que les objectifs fixés sont atteignables et réalistes, afin que les employés ne se sentent pas accablés ou sous pression démesurée.
4.2 Mise en œuvre de mesures d'amélioration
Une fois les objectifs définis, l'étape suivante consiste à mettre en œuvre les mesures d'amélioration nécessaires pour atteindre ces objectifs. Cela peut impliquer une formation supplémentaire, des sessions de coaching ou la mise en place d'un système de responsabilisation. Parfois, il se peut simplement que les employés aient besoin de plus de temps pour se familiariser avec leurs tâches.
De plus, vous pouvez utiliser des approches comme le feedback 360 degrés où les employés reçoivent des commentaires non seulement de leurs supérieurs, mais aussi de leurs collègues. Des études montrent que ce type de feedback peut être très efficace pour améliorer la performance.
4.3 Suivi continuel des progrès
Enfin, assurez-vous de suivre régulièrement les progrès de chaque employé. Cela donne aux employés une opportunité d'obtenir des retours en continu, ce qui peut aider à accroître leur motivation.
Attention: Trop de supervision peut cependant donner l'impression d'être surveillé et augmenter le stress. Il est donc important de trouver le bon équilibre entre le suivi des progrès et le respect de l'autonomie de l'employé.
Il est également recommandé d'organiser régulièrement des entretiens de performance avec chaque membre de l'équipe pour discuter de leurs progrès et apporter des modifications si nécessaire.
Ci-dessous est un exemple de table de suivi de performance :
| Nom de l'employé | Objectifs | Échéance | Progression | Commentaires |
|---|---|---|---|---|
| John Doe | Augmenter les ventes de 25% | Q2 2023 | En cours | Doit être plus proactif pour atteindre l'objectif |
| Jane Doe | Améliorer les compétences en codage | Q4 2023 | En cours | Actuellement en formation |
En suivant ces étapes, vous pourrez établir un plan solide pour aider vos employés qui sous-performent à améliorer leur performance.
5. Techniques pour augmenter la motivation et la performance
5.1 Reconnaissance et récompenses
Les équipes ont besoin de motivation pour atteindre leur plein potentiel. La reconnaissance est un outil puissant pour renforcer la motivation et l'engagement. Note : il ne s'agit pas nécessairement de récompenses financières. Un simple merci ou une mention dans une réunion peut faire une grande différence.
Selon une étude de Gallup, les employés qui ne se sentent pas reconnus au travail sont deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi dans l'année qui suit.
5.2 Opportunités de progression de carrière
La progression de carrière est une autre clé pour contrer la sous-performance. Les employés doivent voir un chemin clair vers l'avancement dans l'entreprise. Des opportunités de développement de leadership peuvent également augmenter l'engagement et l'efficacité.
Pour quantifier cela, un tableau peut être utile :
| Facteurs | Effet sur la performance |
|---|---|
| Possibilité d'avancement | Augmentation de l'engagement |
| Développement du leadership | Augmentation de l'engagement et de la performance |
| Accès à de nouvelles compétences | Amélioration de l'efficacité |
Remarque: Il est essentiel de tenir compte des aspirations individuelles de chaque membre de l'équipe pour proposer des opportunités de progression de carrière adaptées.
5.3 Formations et développement professionnel
Le développement professionnel est essentiel pour éviter la stagnation. Les employés qui ont l'impression de ne pas progresser sont plus susceptibles de sous-performer. De plus, les nouvelles compétences acquises par la formation peuvent directement améliorer la performance.
Un exemple de formation efficace peut être une initiation à des outils modernes de gestion de projet ou encore des séminaires sur les meilleures pratiques en management.
L'objectif est de créer un environnement où les employés sont encouragés et soutenus dans leur désir d'apprendre et de grandir. Le manque d'opportunités pour apprendre et grandir est la raison principale pour laquelle les employés quittent leur travail.
Attention : Il est important de proposer régulièrement des opportunités de formation, adaptées aux besoins et aux aspirations de chacun pour assurer le succès de cette approche.
Dans l'ensemble, pour gérer efficacement la sous-performance, il est essentiel de favoriser un environnement de travail qui valorise et facilite la reconnaissance, la progression de carrière et le développement professionnel.
6. Cas où la gestion de la sous-performance ne fonctionne pas
Malgré tous les efforts et les meilleures intentions, il se peut que la gestion des sous-performances ne donne pas les résultats escomptés. Dans ces situations, il est important d'agir avec diligence et empathie.
6.1 Ré-évaluation du rôle et des responsabilités du membre de l'équipe
Il est possible que le poste occupé par l'employé ne soit pas adapté à ses compétences ou ses intérêts. Il est donc conseillé d'effectuer une ré-évaluation détaillée de son rôle et de ses responsabilités. Cette analyse peut révéler que l'employé serait plus productif et plus performant dans un autre rôle ou département.
6.2 Potentielles procédures de licenciement
Parfois, malgré toutes les tentatives pour résoudre les problèmes de performance, le licenciement peut être la seule option viable. C'est une décision difficile à prendre, mais il est essentiel pour le bien de l'entreprise. Assurez-vous de suivre les lois locales et les politiques de l'entreprise concernant le licenciement pour garantir un processus équitable et éthique.
Remarque: Le licenciement doit toujours être considéré comme une dernière solution, après avoir épuisé toutes les autres options.
Voici un exemple de processus de licenciement conforme:
1. Avertissement écrit formel à l'employé mentionnant les problèmes de performance
2. Conversation ouverte sur l'impact de la sous-performance et les attentes futures
3. Période de probation pour permettre l'amélioration
4. Décision finale sur le licenciement si aucune amélioration n'est constatée
6.3 Utilisation de la sous-performance comme une opportunité d'apprentissage pour le reste de l'équipe
Chaque situation, qu'elle soit positive ou négative, offre une possibilité d'apprentissage pour le reste de l'équipe. Une sous-performance peut être utilisée comme une opportunité éducative, pour aider les autres membres de l'équipe à comprendre l'importance de l'atteinte des objectifs de performance et le potentiel impact de la sous-performance non seulement sur eux-mêmes, mais aussi sur le reste de l'équipe et l'entreprise dans son ensemble.
Note: Utilisez ces situations comme des cas d'études pour des sessions de formation et d'apprentissage, sans jamais nommer ni blâmer l'individu sous-performant.
7. Prévention de la sous-performance au sein de l'équipe
La prévention est souvent le meilleur remède, cela vaut aussi pour la gestion des sous-performances. L'accent doit être mis sur la création d'un environnement qui favorise l'engagement et la performance des employés.
7.1 Établissement de normes de performance claires
L'une des principales causes de la sous-performance est le manque de clarté sur ce qui est attendu. Il est donc essentiel d'établir des normes de performance claires et mesurables. Cela comprend la définition précise des rôles et responsabilités, l'établissement d'objectifs spécifiques et la mise en place d'indicateurs de performance clés (KPI). Le SMART framework peut être un excellent outil pour définir des objectifs clairs et mesurables.
Important L'objectif doit être compris et accepté par le membre de l'équipe concerné.
7.2 Création d'un environnement de travail positif et encourageant
Un environnement de travail positif est celui où les employés sont valorisés, respectés et encouragés à donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela implique une communication ouverte, la reconnaissance des efforts, la possibilité d'apprendre et d'évoluer et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les prises de décisions doivent être justes et transparentes, et chaque membre de l'équipe doit être traité de manière équitable. Selon Gallup, les employés qui se sentent soutenus par leurs managers sont 70 % moins susceptibles de connaître du burnout.
7.3 Importance d'une direction forte et efficace
Une bonne direction peut faire toute la différence. Les dirigeants doivent avoir les compétences nécessaires pour inspirer et motivier leur équipe, et avoir la capacité à fournir des feedbacks constructifs. Le développement d'une culture de feedback peut encourager la communication ouverte et constante, aidant à identifier les problèmes de performance à un stade précoce et à y remédier rapidement.
Un bon leader doit également être capable de gérer son propre stress et celui de son équipe. En veillant à la santé mentale et au bien-être de l'équipe, on peut éviter d'éventuelles baisses de performance.
Note : L'efficacité du leadership peut être évaluée par des enquêtes auprès des employés et des évaluations à 360 degrés. Les résultats peuvent alors servir de base pour les programmes de développement du leadership.
En résumé, prévenir la sous-performance nécessite des efforts continus pour maintenir un environnement de travail sain et productif. La clarté des attentes, un environnement de travail encourageant et un leadership fort sont les clés de la prévention de la sous-performance.
8. Continuité dans la gestion des performances
La gestion des performances n'est pas un acte isolé, mais un processus continu qu'il faut intégrer dans la culture de l'entreprise.
8.1 Revue régulière des performances individuelles et de l'équipe
La conformité à une performance attendue doit être vérifiée régulièrement pour chaque membre de l'équipe. Cela peut se faire grâce à des réunions individuelles, des évaluations de rendement trimestrielles ou annuelles, des évaluations par les pairs ou des auto-évaluations. L'objectif n'est pas seulement d'identifier ceux qui n'atteignent pas les niveaux de performance souhaités, mais aussi de déceler les problèmes avant qu'ils ne deviennent plus graves et de reconnaître les performances exceptionnelles.
Considérez les outils de gestion de la performance comme performYard ou 15Five pour faciliter ce processus.
Remarque: Assurez-vous que la rétroaction soit opportune, précise et constructrice. C'est essentiel pour engager le salarié dans le processus d'amélioration.
8.2 Modifications des approches selon les besoins
Ne soyez pas rigide dans votre gestion de la performance. Parfois, une approche ne fonctionne pas aussi bien que prévu. Soyez prêt à l'adapter ou même à la changer complètement si nécessaire.
Par exemple, si un membre de l'équipe continue de sous-performer malgré un plan d'amélioration de la performance bien mis en place, peut-être que ce plan ou l'approche utilisée n'est pas la bonne pour cette personne. Ou peut-être que la performance générale de l'équipe chute. Considérez alors une formation d'équipe ou un changement d'approche de gestion.
8.3 Encourager un esprit de compagnonnage et de mentorat dans l'équipe
Cela peut renforcer le sentiment d'appartenance, l'engagement et la performance générale. Un système de mentorat peut également être bénéfique pour les employés sous-performants qui pourraient bénéficier des conseils et du soutien d'un collègue plus expérimenté.
En somme, la gestion continue des performances requiert de la vigilance, de la flexibilité et du soutien. C'est un véritable investissement à long terme qui peut apporter d'énormes bénéfices, tant pour les salariés que pour l'organisation dans son ensemble.
4.6 (28 notes)